プロジェクト管理術（後編）

 前回の続きです。2部作のつもりでしたが予想外にスライドの枚数が多くて3部作になってしまいました。

例によって、前回の記事を見ていない方は先に前回をごらんください。いきなりこの記事を見ても意味がわからないと思います。

それでは続きをどうぞ。

では作業報告会の進め方に入ります。前編の最後で置いたやつを拾ってきました。

まずは報告会の・・・というよりリモート会議のルールについて。

まず当たり前ですが内職はしないこと。リモート会議は内職をしやすいのでついやりがちですが、話はちゃんと聞きましょう。もし会議より優先してやらなければいけないことがあるなら、逆に会議に出ている場合ではありません。どちらも中途半端になるくらいなら、きちんと断って会議から退席し、内職に専念しましょう。

あとはマイクとカメラは原則ON。マイクをずっとミュートにしていると、しゃべらないことに慣れてしまいます。会議が終わるまで一言もしゃべらない隠密のような存在になってはいけません。でも選挙カーがやかましいとかそういうときはしゃーない。

報告会ではアクティビティログを中心に作業内容を確認します。このとき、「報告会の前に各自アクティビティログを更新しとけよ」ではなく、報告会の最初に作業時間を取ります。これは地味に重要なポイントです。

• 「会議の前にこの資料に目を通しておいてください」
• 「会議の前に各自このスプレッドシートに必要事項を記入お願いします」

こんなことを言われていたけど他の作業に追われて何もできず（あるいは忘れてしまい）、会議が始まってから慌てて作業を始めた。その作業で手一杯になり、他のメンバーの話を聞いていなかった・・・という経験はないですか？

そうなるくらいなら最初に作業時間を取って、その代わりメンバーの話はしっかり聞きましょう・・・というのがここの狙いです。以前にAmazonで似たようなことをやっているという記事を読んで、これを報告会に取り入れました。

ここ重要です。しっかり読んでください。テストに出るよ。

「今回作業した」リストの上から順に見ていきます。前回のラストで、アクティビティログが更新されたカードが「今回作業した」リストに移動するようオートメーションを設定しているので、報告会の最初に更新したアクティビティログはすべてこのリスト内に移動しているはずです。

記入者には詳細を報告してもらいます。何か相談ごとがあればわかる人に話を聞きますが、この場ですべて解決しようとするとおそらく時間が足りません。話が長くなりそうなら報告会の後に関係者だけで別途時間を作ってください。この場では「次にやること（誰に相談する、どこにある資料を読み直す等）を明確にする」にとどめてください。

もし予定より遅れているものがあれば、その理由を明確にして次に活かします。

• 完了状態の定義に不備があったのか？何を見落としていた？
• 当初の見積もりが甘かったのか？どこがどのように甘かった？
• 予定外の作業が入ったのか？
• 病気や怪我など、メンバーにアクシデントが発生したのか？
• 予期せぬ組織の人員整理が行われたのか？

ここで大事なのは、ミスをしたこと自体は責めないこと。故意に遅らせているとかなら話は別ですが、そうでなければ「同じミスをしないために次からはこうしよう」という内容を決めます。

次に活かすときに注意してほしいのですが、単に「次から気をつけよう」ではダメです。気をつけたって忘れるのが人間です。あるいはミスをした人は次回からきちんとできたとしても、別の人が同じミスをするかもしれません。極力仕組みによる解決を心がけましょう。単純なことろでは、チェックリストを作る（それもなるべく具体的に）などです。そしてチェックリストも見忘れたら意味がないので、その作業をする人が必ず見るであろうところに作るのが大事です。

気づきましたか？作業報告は人ベースではなくプロジェクトベースに変わっています。前編で話したような

• Xさん「プロジェクトAのタスク2とプロジェクトBの作業γをやりました」
• Yさん「プロジェクトCのタスク甲とプロジェクトBの作業αをやりました」

ではなく、

• プロジェクトA「タスク2はXさんがやりました。残りタスクは1と3です」
• プロジェクトB「タスクαはYさんが、タスクγはYさんがやりました。残りタスクはβです」
• プロジェクトC「タスク甲はYさんがやりました。残りタスクは乙と丙です」

のような報告に変わっています。こちらのほうが、各プロジェクトに対する進捗や残りタスクが明確ですね。

報告が終わったプロジェクトは、進捗状況に応じて別のリストに移動させます。

• 引き続き対応するものは「対応中」に
• チーム以外の誰か（取引先とか別部署とか）の対応待ちのものは「先方アクション待ち」に
• 検討した結果、やらないことに決めたものは「却下」に
• 完了状態を満たしたものは「完了」に

それぞれ移動させます。

期限が迫っている、もしくは期限が過ぎたのにまだ完了していないものや「今回作業した」リストに入っていなかったものがあれば、責任者に状況を確認します。そこで期限を引き直すのか、やらないことにするのか等を決めます。

Trelloでは、期限が近いカードは期限部分の色が変わるので一目でわかります。

前編で書いた作業報告の目的をおさらいしましょう。

今回書いた進め方であれば、これらの目的は達成できるのではないでしょうか。

3回にわたって長々と説明しましたが、あらためて最後にまとめるとこんな感じです。

もっと詳しく話を聞きたいという方、自社内で実践したいからアドバイスがほしいという方はご連絡ください。